Русский English

Методика учёта расходных материалов на предприятии

1 января 2017 г.

Введение

Единая методика отслеживания движений расходных материалов (РМ) предоставляет явные преимущества организации. Для облегчения работы сотрудникам, ведущим контроль за РМ, целесообразно пользоваться компьютерными программами, а также утверждёнными методическими рекомендациями или технологическими картами на предприятии. При этом, очевидно, компьютерная программа обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным документооборотом. Рассмотрим возможные алгоритмы действий по ключевым направлениям контроля за РМ, оформив их в виде UML диаграмм деятельности.

Служебные обозначения

Диаграммы деятельности – это один из пяти типов диаграмм, применяемых в UML для моделирования динамических аспектов систем. По сути, диаграмма деятельности представляет собой блок-схему, которая показывает, как поток управления переходит от одной деятельности к другой. В отличии от традиционной блок-схемы диаграмма деятельности показывает параллелизм также хорошо, как и ветвление потока управления [Гради Буч. Язык UML. Руководство пользователя. 2006: ДМК Пресс. 496 с.: ил. p.].

Диаграммы деятельности обычно содержат действия, узлы деятельности, потоки и значения объектов. Как и прочие диаграммы, могут содержать примечания и ограничения. Действие изображается в виде овала, внутри которого можно написать выражение. Когда некоторое действие или узел деятельности завершает выполнение, поток управления немедленно переходит к следующему действию. Этот поток изображается при помощи стрелочек, показывающих его путь от одного действия к другому.

В реальных системах, поток управления где-то должен начинаться и завершаться, если только он не бесконечен. Поэтому в спецификации UML инициализацию последовательности действий изображают в виде закрашенного круга, а завершение в виде закрашенного круга, заключённого в окружность.

Простые последовательные потоки встречаются чаще всего, но это не единственное средство моделирования потока управления. Также как, в блок схеме, можно включать в диаграмму ветви, которые специфицируют альтернативные пути, выбираемые на основе булевых выражений. На диаграммах ветвление изображается ромбиком. Ветвление может иметь один входной поток и несколько исходящих.

Когда два пути управления вновь сходятся вместе, можно задействовать специальный символ – ромбик с двумя входящими стрелочками и одной исходящей. Для объедения потоков никаких условий не требуется.

Добавление нового или исчерпанного РМ

Одним из основных и точных методов идентификации объектов является его уникальный номер. Уникальный номер может быть определён фирмой производителем РМ, либо назначен оператором программы в автоматическом режиме. Также нужно заметить, что номер должен быть уникален в пределах всей организации, иначе возможен конфликт и сбой в работе статистики. Любые действия производимые действия с РМ будут связаны с его уникальным номером.

Добавление нового или исчерпанного расходника

Работа начинается с ввоза РМ на территорию предприятия. Далее лицо ответственное за учёт производит запуск программы на странице добавления новых или пустых объектов. При этом есть два возможных ответвлений параллельных потоков пользовательской деятельности. Первый – пользователь предоставляет возможность программе самой назначить порядковый номер РМ в БД программы, далее выбирает из списка предопределенных наименований выбор имени РМ, например, HP Q2612A. Далее выбирает предопределённый склад в который производится хранение РМ, например, Склад № 5. Затем выбрав контракт, в рамках которого производится поставка РМ в организации, после всех подготовительных действий пользователь вводит количество регистрируемых объектов. Второй, альтернативный поток последовательности действий начинается с считывания номера РМ с корпуса нанесённого фирмой производителем сканером штрих кодов. Далее производится выбор наименования РМ и склад, где он будет временного находится. Затем производится выбор контракта, являющейся основой поставки расходников, эта возможность опциональна.

Независимо от того, по какой ветви последовательности выполняемых действий будет двигаться пользователь, в конечном итоге производится регистрация нумерованных объектов в БД программы. Далее в производится маркировка, в случае если её нет, на корпусе РМ. Маркировка может производиться либо контрастным перманентным маркером, либо наклейкой, сформированной самой же программой, содержащей номер и рисунок штрих код. Последним действием будет рациональное размещение РМ в складских помещениях организации.

Добавление пустых и исчерпанных РМ аналогично данной диаграмме последовательности. Данная возможность должна быть также реализована, потому что на момент внедрения программы предприятие уже обладает достаточно большим количеством исчерпанных и новых РМ.

Передача РМ пользователю

Последовательность действий по передаче РМ пользователю начинается с получения оператором программы устного или письменного обращения по замене исчерпанного РМ новым.

Передача РМ пользователю

После того как заявка будет принята и одобрена, производится подбор необходимого РМ на складе среди новых или регенерированных, совместимых с моделью соответствующего организационного оборудования заказчика. Далее производится оформление передачи РМ в программе, для этого осуществляется поиск найденного на складе объекта РМ, следующим действием которого будет выбор заказчика в перечне штатных сотрудников. Затем происходит связка объекта РМ и объекта класса пользователь в БД. После того как произведутся необходимые манипуляции по передаче РМ заказчику в программе, происходит фактическая передача запрашиваемого объекта заказчику. При этом производится возвращение обратно б/у РМ на склад с фиксацией исчерпанного объекта в перечне пустых. Затем производится печать тестового листа, если заказчик удовлетворён качеством распечатываемого документа, то алгоритм прекращает свою работу, иначе происходит фиксация неисправности свежеустановленного РМ через механизм комментирования с последующей фактическим и программным перемещением на особое место на складе, для пустых или сломанных расходников. Далее алгоритм повторяет итерацию по поиску пригодных к использованию объектов и передачу их заказчику. Данный алгоритм будет повторяться до тех пор, пока заказчик не получит РМ надлежащего качества.

Передача РМ на обслуживание

Передача РМ на обслуживание

Поток выполнения начинается с отбора б/у или сломанных РМ на складе фирме контрагенту. Далее заполняется перечень передаваемых объектов в программе, с указанием ссылки на документ в рамках которого контрагент выполняет свои обязательства. Затем происходит фиксация перемещения РМ в программе с автоматической генерацией и печатью акта передачи на обслуживание. Следующим действием производится вывоз расходников с территории предприятия. Опционально вывоз может быть документально подкреплён разрешением на вывоз или материальным пропуском. Заключительным шагом является непосредственная передача РМ фирме с подписанием актов приёмки-передачи. На этом алгоритм завершает своё выполнение.

Возвращение РМ с обслуживания

Возвращение картриджей с обслуживания

Действия начинаются с проверки напечатанных тест листов с восстановленных картриджей на стороне контрагента. Далее производится ввоз РМ на территорию предприятия. Затем формируются перечень принимаемых объектов в программе с помощью клавиатуры и мыши, либо сканера штрих кодов. После того как будет сформирован перечень принимаемых объектов, оператор программы на производит ввод информации о выполненных работах и стоимости работ в соответствии с Счётом на оплату. Далее в программе производится перемещение прибывших с обслуживания РМ в списки пригодных к повторному использованию и физическое расположение соответствующих объектов в складских помещениях. В процессе перемещения программа автоматически генерирует акт приёмки, с таблицей принятых объектов и работами, производимыми над ними. Следующим действием оператор программы производит сверку актов передачи и приёмки, если перечни идентичны, то выполнение алгоритма завершается, если различаются, то производится запрос недостающих объектов, с последующим повтором итерации алгоритма.

Списание РМ

Списание расходников

В процессе работы с программой оператор формирует перечни изношенных РМ на основе политики учёта и списании РМ на предприятии, в которой описаны критерии позволяющие оценить объект как не подлежащий повторному использованию и восстановлению. Далее производится группировка РМ для последующей утилизации сформированием и печатью акта с перечнем объектов на списание. Затем производится вывоз утилизируемых объектов с территории предприятия в фирму занимающейся утилизацией. Заключительным шагом производится пометка объектов в корзине программы как утилизированных. На этом поток выполнения алгоритма завершает свою работу.

Выводы

В заключении данного поста скажем, что на базе диаграмм был описан полный цикл учёта РМ на предприятии приложением Severcart , начиная с момента приёмки новых экземпляров, заканчивая их списанием и утилизацией.